業務における些細なミスは、時として信用の失墜や倒産のような大きな事態につながりかねません。そのため、すべての企業ではミスがないように努めていますが、脳の性質の都合上、人が担当する業務でミスが生じることは避けられないと言われています。人の脳は、生きるために必要のない情報は忘れてしまいやすいようにできているため、これがミスに繋がっています。
特に、人の脳が苦手としているのは在庫管理のような煩雑な作業です。多くの数字を扱う必要があるため、見間違いなどが多く、在庫管理ではミスが起こりやすいと言われています。
しかしながら、在庫管理がしっかりとできていない場合、大量の在庫を抱える、キャッシュフローが悪くなるなどの弊害があります。また、企業の資金を無駄にしたり、商品の提供や納品が遅れて顧客満足度が低下したりといった事態にも繋がります。
数字を扱う業務は、人の脳よりもコンピューターのほうが得意としています。そのため、在庫管理においてはシステムを利用することが推奨されます。例えば、製造業向けの在庫管理システムは、こちらの会社が提供しています。自由度の高いシステムであるため、はじめは基本的な機能からスタートし、不必要な機能は後でインストールするなどの使い方ができます。
システムを使用してもなお起こりうるミスの例
システムを導入したからといってミスが生じないわけではありません。以下では、システムを導入した後で起こりがちなミスの例を紹介します。このようなミスも、人が注意をすれば防ぐことができます。意識して業務にあたりましょう。
■二重作業
販売管理システムと在庫管理システムの連携がうまくいっておらず、二重作業が発生した時、入力ミスをしたり一方のシステムへの入力を忘れたりなどのミスが生じます。また、異なるスタッフが同時にシステムを利用して、データを上書きしてしまい、空欄が生じるなどもありがちなミスです。使用方法や管理に関して今一度チェックして、重複して作業をしないようにしましょう。
■入力ミス
大量の数字を入力するにあたって、単純に入力をミスしてしまうことがあります。入力をする方は、ミスがないかを入念にチェックしながら数字を入力していかなければなりません。また、入力した本人では脳が補完することで見間違いが起こる可能性も考えられます。必ず2人以上で、数字が誤っていないかを確かめる必要があります。
これだけではなく、システムに間違いはないと思って確認を怠ることもミスが発生する要因です。二重作業が起こっていた場合や、入力ミスをしていた場合に見逃してしまいます。データに誤りがあることを想定して確認をしなければなりません。
システムを導入しても、それを扱うのは人です。そして、人はミスをする生き物です。ミスを少しでも減らすためには、システムを導入してもなお確認を怠らずにしなければなりません。人が注意深くシステムを扱うことでミスを減らすことができ、システムも最大限活用できます。